정기주주총회 소집통지서 발송일자 안내 / 불참시 위임장 양식

정기주주총회 소집통지서 발송일자 안내

1. 정기주주총회란?

정기주주총회는 회사의 주요 경영 사안을 논의하는 중요한 회의로, 주주들에게 미리 소집통지를 발송해야 합니다.

2. 대한민국 상법에 따른 소집통지서 발송일자

• 소규모 비상장 회사(자본금 10억 미만): 주주총회 개최일 10일 전까지 발송 (상법 제363조 제1항).
• 상장 회사: 주주총회 개최일 14일 전까지 발송 (상법 제542조의4 제1항).

3. 소집통지서 필수 포함 사항

• 주주총회 개최일시
• 장소 (대면 또는 온라인 화상회의)
• 회의 목적 사항
• 참석 방법
• 의결권 행사 방법

4. 주의사항

• 기한을 엄수하여 소집통지를 발송해야 합니다.
• 정관에서 더 긴 발송 기간을 요구하는 경우 반드시 확인해야 합니다.
• 발송 방법(우편, 이메일, 문자 등)을 기록하여 보관해야 합니다.

※ 국내 주주에게 발송 시

• 발송 기한 엄수: 비상장사는 최소 10일 전, 상장사는 14일 전 발송해야 함.
• 발송 방법 기록 보관: 등기우편, 이메일, 문자(SMS) 중 선택 가능하나, 보낸 기록을 반드시 보관해야 법적 문제가 발생하지 않음.
• 정관 확인 필수: 일부 회사는 정관에 따라 더 긴 사전통지 기간을 규정하기도 함.

※ 해외 주주에게 발송 시

• 시간 여유 확보: 해외 배송은 물리적으로 시간이 오래 걸리므로, 최소 20일 이상 여유를 두고 발송 권장.
• 이메일 또는 국제 특급 우편 활용: EMS, DHL, FedEx 등 신뢰 가능한 방법을 활용.
• 영문 번역본 첨부: 의사소통 문제를 방지하기 위해 영문 번역본을 함께 제공.
• 현지 법률 검토: 해외 주주가 거주하는 국가의 법률도 고려하여야 하며, 현지 법무팀과 협의 권장.

5. 결론

소규모 비상장 회사의 경우, 주주총회 개최일 최소 10일 전까지 소집통지서를 발송해야 합니다. 주주들에게 충분한 정보를 제공하여 원활한 회의 진행을 도모하세요.

아래는, 소집통지서의 예시

정기주주총회 소집통지서

수신: [주주 성명 또는 주주번호]

상법 제363조 및 당사 정관에 의거하여, 아래와 같이 2025년도 정기주주총회를 소집하오니 참석하여 주시기 바랍니다.

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1. 일시

2025년 3월 30일(일) 오전 10시

2. 장소

서울특별시 oo구 oo로 123, ○○타워 10층 대회의실
(비대면 참석을 위한 온라인 회의 링크는 별도 제공 예정)

3. 회의 목적 사항

• 보고사항: 2024년도 영업보고, 감사보고
• 부의안건:
  1. 제1호 의안: 제00기 재무제표 승인
  2. 제2호 의안: 이사 선임의 건
  3. 제3호 의안: 감사 선임의 건
  4. 제4호 의안: 이사 보수한도 승인

4. 참석 방법

• 대면 참석: 회의 당일, 위 장소에 직접 방문하여 참석
• 비대면 참석: 온라인 화상 회의 플랫폼(ZOOM 등)을 통한 참여 가능
  ※ 비대면 참석을 원하시는 분은 **2025년 3월 25일(화)**까지 사전 등록 바랍니다.
  (등록 방법은 이메일 또는 문자로 안내 예정)  - 불필요하면 삭제

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5. 불참시 의결권 행사 방법

총회에 직접 참석이 어려운 주주께서는 아래 중 하나의 방식으로 의결권을 행사해 주시기 바랍니다.

• 서면 위임장 제출: 아래 양식을 작성하여 우편 또는 이메일로 송부
• 전자투표: 별도 공지된 전자투표 시스템 접속 후 로그인하여 의결권 행사
  (전자투표 시스템 정보는 추후 제공 예정)

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6. 제출 필요 서류 안내

구분제출서류

직접 참석 시	신분증 (주주 본인 확인용)
대리 참석 시	위임장, 대리인 신분증 사본, 위임 주주의 신분증 사본
서면 위임 시	서명된 위임장 원본 또는 스캔본 (우편 또는 이메일)
법인 주주	사업자등록증 사본, 법인 인감증명서, 위임장 및 대표자 신분증 사본

※ 위임장 양식은 본 통지서와 함께 동봉하거나, 이메일로 요청 시 제공해 드립니다.

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7. 문의처

주식회사 ○○○○ 주주총회 담당자
전화: 02-0000-0000
이메일: ir@company.co.kr

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2025년 3월 15일
주식회사 ○○○○
대표이사 [직인]

<<<<<위임장 양식>>>>>

 

                       위   임   장

본인은 아래 기재한 자를 대리인으로 정하고,  
2025년 3월 30일 개최되는 주식회사 ○○○○의 정기주주총회에 참석하여  
본인을 대신하여 모든 발언 및 의결권을 행사할 수 있도록 위임합니다.

1. 주주 성명: _______________________________  
2. 주민등록번호 (또는 사업자번호): _______________________________  
3. 주소: _________________________________________________  
4. 연락처: _________________________________________________  

[대리인 정보]  
1. 성명: _______________________________  
2. 주민등록번호: _______________________________  
3. 주소: _________________________________________________  
4. 연락처: _________________________________________________  

※ 본 위임장은 2025년 3월 30일 정기주주총회에 한하여 유효합니다.2025년 3월 ___일  

*주식수 :  00 주

*의결권 있는 주식수 :    00 주

*위임할 주식수: 00 주

(서명 또는 인감)  
주주: _________________________

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※ 제출 시 아래 서류를 함께 첨부해 주세요:  
- 주주의 신분증 사본  
- 대리인의 신분증 사본  
- (법인 주주일 경우) 사업자등록증 사본 및 법인인감증명서

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